Análisis – Norma ISO 9001:2008 – 4.2.4 Requisitos de la Documentación – Control de los Registros

El Requisito 4.2.4 Control de los registros puede ser uno de los más importantes durante la operación de procesos administrativos dentro de la organización.

Sin embargo, no menos importante es el control que podemos ejercer sobre la actividad dentro de una planta de producción al llevar una adecuada administración de los registros.  De esta forma, la Norma ISO 9001:2008 dicta lo siguiente:

Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse.

De acuerdo con el párrafo anterior, se reconoce que cuando se opera un proceso, se genera mucha información en torno a éste que nos puede indicar si se está actuando de conformidad con los requisitos planteados por el cliente y/o la organización.  Los registros deben ser relevantes y contener información oportuna.

Los registros pueden tratarse de órdenes de compra, facturas, talones de embarque, pedidos, fichas de depósito, contratos de servicio, entre otros.

No obstante, también podemos hablar de registros electrónicos como la señal de una tarjeta inteligente al acceder a un estacionamiento, el sistema de Radiofrecuencia de un producto pasando por una banda transportadora, transacciones electrónicas en la Bolsa de Valores, entre otros.

La automatización de los procesos nos puede ayudar a generar los registros y facilitarle el trabajo al personal.

La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros.

Como lo establece el párrafo de arriba, la organización debe definir el tratamiento de los registros desde su creación hasta su almacenamiento final.

Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

Al igual que con el requisito 4.2.3 Control de los documentos, debemos asegurarnos de que los registros sean de fácil lectura y estén organizados, ya sea por fecha, número de orden, lote de producción, clave de autorización o algún otro dato relevante para poderlos catalogar.

NOTA  En este contexto recuperación se entiende como localización y acceso.

Es cada vez más común la generación y archivo de registros en soporte electrónico, así que es importante considerar el uso de sistemas informáticos que nos permitan respaldar y administrar los registros, poniéndolos a la disposición del personal adecuado.  La ventaja de estos sistemas es la incorporación de motores de búsqueda que nos ayudará a localizarlos.