Análisis – Norma ISO 9001:2008 – 5.5.2 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación – Representante de la dirección

Flecha ISO 9001Sobre el tema de la Responsabilidad, Autoridad y Comunicación, la Norma ISO 9001:2008 establece un requisito con el que, de cumplirlo adecuadamente, la Alta Dirección de la organización demuestra su compromiso con el Sistema de Gestión de la Calidad.

Así es como a continuación analizamos la clausula 5.5.2 Representante de la dirección.

La alta dirección debe designar un miembro de la dirección de la organización quien, independientemente de otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad que incluya:

En muchas ocasiones, será más sencillo que el Director General de una pequeña o mediana empresa promueva a la persona que considera más adecuada, por sus conocimientos o experiencia, dentro de la organización; ya que difícilmente se dispondrán de los recursos para incorporar a alguien externo.  En tal caso, se recomienda que dicha persona cuente con una preparación sobre el tema mediante cursos especializados o diplomados sobre Sistemas de Gestión de la Calidad.

La ventaja de promover a alguien interno es que ya estará familiarizado con la empresa, sus métodos de trabajo y políticas y por otro lado, debe contar con la confianza y respaldo del Director General.

Existen organizaciones en las que el nombramiento se realiza mediante un evento formal en el cual se presenta al Representante de la Dirección, su equipo a cargo y el plan de trabajo al resto de la organización.

a) asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad,

A partir de este primer inciso, resulta evidente que el responsable designado por la Alta Dirección debe dominar las actividades relacionadas a establecer, implementar y mantener los procesos que requiere la operación y mejora del Sistema de Gestión, por lo que debe conocer sobre mapeo de procesos y preferentemente debe contar con alguna experiencia al frente de un departamento de Aseguramiento de la Calidad.

b) informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier necesidad de mejora, y

El anterior inciso indica que debe existir un adecuado canal de comunicación.  Dependiendo del nivel de madurez del Sistema de Gestión de la Calidad, se pueden programar reuniones periódicas para informar el estado de tal Sistema.

c) asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.

Una manera efectiva de cumplir con la anterior clausula es mediante cursos de formación entre los diversos gerentes o jefes de área que a su vez transmitan el Sistema de Aseguramiento de la Calidad entre sus subordinados.  Debe existir constancia de dicha formación.

Se pueden utilizar otras herramientas como carteles en los lugares de trabajo.

NOTA: La responsabilidad del representante de la dirección puede incluir relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados con el sistema de gestión de la calidad.

Esta nota se refiere a los tratos que se realicen con las entidades certificadoras del Sistema de Gestión de la Calidad.

La manera más directa para cumplir con los incisos anteriores, es mediante el desarrollo de un Perfil de Puestos en el cual se detallen las responsabilidades del Representante de la Dirección.

Acerca de Jorge Moreno

Ingeniero de Calidad con experiencia en empresas de diversos tamaños y giros industriales.
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