Análisis – Norma ISO 9001:2008 – 5.5.3 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación – Comunicación Interna

Flecha ISO 9001La última clausula que versa sobre responsabilidad, autoridad y comunicación, la 5.5.3  Comunicación Interna, establece que:

La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

La comunicación dentro de la organización se realiza en varios niveles, desde instrucciones y metas a cumplir por cada uno de los integrantes de la empresa hasta reportes de desempeño y análisis de la posición competitiva de la organización.

En lo que se refiere a la calidad y más específicamente al Sistema de Gestión, la Alta Dirección debe considerar los métodos de comunicación idóneos para cumplir con las necesidades de la empresa.

Políticas, Objetivos y Metas

Se trata de información que no varía mucho con el tiempo y por lo general se comunican a los nuevos integrantes de la organización durante la inducción al puesto.

Es una práctica común valerse de carteles o slogans para comunicar estos elementos entre el personal, aunque el jefe de área o el gerente puede hacer una junta de trabajo para hablar de nuevas políticas, objetivos o metas con sus subordinados.

Desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad

Cuando se tiene un personal altamente participativo en el SGC, los colaboradores estarán al tanto de los resultados de las auditorías, el estado de las no conformidades detectadas o la implantación de nuevas acciones de mejora.

Quizás, durante la comida de fin de año, se pueda presentar la oportunidad de hablar de este tema como un recuento de los logros del período y los retos que están por venir.

Control documental

Si el personal trabaja en una oficina con una computadora, se puede implantar un sistema de trabajo para la gestión, almacenamiento y respaldo de documentos y registros del SGC.  De manera rudimentaria se pueden crear carpetas compartidas, pero si los recursos lo permiten, sofisticadas plataformas de colaboración como SharePoint pueden ayudar enormemente al personal a encontrar manuales de operaciones, versiones actualizadas de formatos y reportes de desempeño.

El gran aporte de estos sistemas es que permiten dar seguimiento a la colaboración entre el personal sobre la generación, modificación, aprobación y revisión de documentos del SGC.

Reportes

Del mismo modo que se generan reportes para informar el desempeño del área, se debe establecer el contenido y la frecuencia con que se generan y envían los reportes del desempeño del SGC.

De nueva cuenta, una plataforma como el SharePoint ayuda a automatizar dichos reportes y a visualizarlos en tiempo real.

Otros avisos

Los pizarrones en el área pueden ser efectivos para comunicar nuevos procedimientos u objetivos.  Si se requiere de una acción más directa, se pueden distribuir circulares y pedir que el personal firme de enterados.

En este aspecto, el correo electrónico puede ser un medio de distribución adecuado para este tipo de información.

Acerca de Jorge Moreno

Ingeniero de Calidad con experiencia en empresas de diversos tamaños y giros industriales.
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2 respuestas a Análisis – Norma ISO 9001:2008 – 5.5.3 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación – Comunicación Interna

  1. Juan Adeyan dijo:

    Estimados Gracias por su preocupación de hacer cada día más competitivo y eficienciente nuestros pueblos. Páginas como estas ayudan de manera significativa a las empresas y a sus empleados

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